KitchenControl respecteert de privacy van haar Gebruikers en verwerkt persoonsgegevens in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden deze worden ingezet.
Deel 1: Privacyverklaring
Wanneer u een account aanmaakt of de applicatie gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
Account- en Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, vestigingsadres, naam van de contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer.
Gebruikersgegevens personeel: Namen en optioneel e-mailadressen of inlogcodes van uw operationele keukenpersoneel ten behoeve van de HACCP- en mise en place-logging.
Betaalgegevens: Financiële gegevens noodzakelijk voor de verwerking van de abonnementsgelden via onze betaalprovider.
Inhoudelijke data: Recepturen, ingrediënten, kostprijzen en ingevoerde meetgegevens (zoals temperaturen en reinigingsschema's).
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de volgende functionele doelen:
Dienstverlening: Het ter beschikking stellen, onderhouden en beveiligen van de KitchenControl applicatie.
Facturatie: Het verwerken van betalingen en het beheren van uw abonnement.
Klantenservice: Het bieden van support en het informeren over belangrijke systeemupdates of wijzigingen in de voorwaarden.
3.1. KitchenControl neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking (zoals SSL-versleuteling en back-up procedures).
3.2. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de Overeenkomst actief is. Na beëindiging van het abonnement worden accountgegevens binnen de wettelijke termijnen permanent verwijderd.
Deel 2: Verwerkersovereenkomst
Aangezien KitchenControl in opdracht van de Gebruiker operationele data opslaat waarin mogelijk ook persoonsgegevens (zoals namen van werknemers bij HACCP-logs) zijn verwerkt, fungeert KitchenControl als 'Verwerker' en de Gebruiker als 'Verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de AVG. Deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de algemene voorwaarden.
1.1. Verwerker verbindt zich er onvoorwaardelijk toe om onder de voorwaarden van deze overeenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. De verwerking vindt uitsluitend plaats in het kader van het uitvoeren van de SaaS-dienst KitchenControl.
1.2. De persoonsgegevens die worden verwerkt betreffen uitsluitend zakelijke contactgegevens en namen van medewerkers die operationele registraties uitvoeren in de keukenomgeving.
2.1. Verwerker zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke (waaronder begrepen het reguliere gebruik van de software).
2.2. Verwerker mag de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken, noch aan derden verstrekken, tenzij op grond van een dwingende wettelijke bepaling.
2.3. Verwerker garandeert dat alle personen die handelen onder haar gezag en toegang hebben tot de persoonsgegevens, verplicht zijn tot strikte geheimhouding.
3.1. Verwerker treft en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen diefstal, verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
3.2. Indien Verwerker kennis neemt van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan of onbevoegd toegankelijk zijn geweest (een datalek), zal zij Verwerkingsverantwoordelijke hierover zonder onredelijke vertraging, doch uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, informeren.
3.3. Het melden van het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of de betrokkenen is de exclusieve verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke (de Gebruiker).
4.1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij een algemene toestemming aan Verwerker om derden (zoals betrouwbare hostingpartijen binnen de EU) in te schakelen voor de uitvoering van de overeenkomst (subverwerkers).
4.2. Verwerker legt aan deze derden minimaal dezelfde verplichtingen en beveiligingseisen op als vastgelegd in deze Verwerkersovereenkomst.
5.1. Indien een medewerker of relatie van Verwerkingsverantwoordelijke een verzoek doet tot inzage, correctie of verwijdering van diens persoonsgegevens, zal Verwerker dit verzoek onverwijld doorsturen naar Verwerkingsverantwoordelijke.
5.2. Verwerker zal redelijke technische assistentie verlenen om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan haar wettelijke verplichtingen jegens betrokkenen te voldoen.
6.1. Deze Verwerkersovereenkomst loopt parallel aan de hoofdovereenkomst (het abonnement) en eindigt automatisch zodra het account definitief wordt gesloten of de dienstverlening stopt.
6.2. Bij beëindiging van de overeenkomst zal Verwerker, naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens permanent en veilig vernietigen of in een gangbaar formaat retourneren (bijv. via de ingebouwde exporteerfunctionaliteit), tenzij een wettelijke bepaling de opslag hiervan vereist.